juin 29, 2021

Négociations de contrats d’événementiel : bonnes pratiques et erreurs les plus courantes

Découvrez les meilleures pratiques pour les négociations de contrats d’organisation d’événements que vous devez suivre et les erreurs les plus courantes que vous devez éviter.

Les négociations contractuelles sont sans aucun doute l’une des tâches les plus redoutées des organisateurs d’événements. Pourtant, la négociation est également l’une des compétences les plus appréciées d’un organisateur d’événements.

En effet, cela aide les organisateurs à respecter leur budget et à obtenir un meilleur rapport qualité-prix lorsqu’ils traitent avec des partenaires.

La négociation est vitale pour le succès d’un événement, permettant aux organisateurs d’améliorer leur retour sur investissement.

Néanmoins, la négociation peut s’avérer délicate car elle affecte les relations avec les partenaires de l’événement dès le début du processus de planification de l’événement.

Et, étant donné les légalités associées aux contrats, il peut sembler intimidant de négocier certains aspects.

Gardez votre budget à l’esprit

Avant de commencer les négociations, vous devez toujours établir un budget pour l’événement, en commençant par des chiffres prévisionnels pour chaque catégorie et article. Cela vous aidera à entamer des discussions avec des partenaires événementiels que vous pouvez vous permettre.

Alors que de nombreux organisateurs d’événements préfèrent ne pas partager les chiffres de leur budget avec les fournisseurs, être transparent apportera des avantages, car faire preuve de confiance conduira à une meilleure relation commerciale. Des études ont montré que, généralement, plus l’information est partagée, meilleure est la solution trouvée.

Soyez clair dans vos objectifs et vos attentes .

Quoi qu’il en soit, vous devez toujours communiquer les points critiques de votre événement à vos fournisseurs. Cela inclut la date prévue, la mission et les objectifs de l’événement, le programme de l’événement et le nombre de participants cibles.

En effet, lorsque vous parlez d’affaires, la clarté est un facteur crucial de transactions répétées et réussies.

Dans la même veine, assurez-vous de transmettre des attentes claires concernant la quantité, la qualité et la façon dont vous mesurerez les performances.

Définissez vos objectifs en amont et communiquez-les clairement afin d’éviter toute confusion avec les fournisseurs et toutes les parties prenantes.

Détailler tous les services fournis

Les contrats de planification d’événements doivent détailler tous les services fournis par vos partenaires ou fournisseurs d’événements.

Généralement, le point de départ des négociations est un SLA (service level agreement). Un SLA décrit les services fournis par le fournisseur, définissant les clauses et les paramètres par lesquels le service est mesuré et les pénalités encourues si les services ne sont pas rendus.

Avec un SLA, chaque sujet sur lequel vous vous êtes mis d’accord à la table de négociation est reflété et défini dans un document officiel.

Cependant, un SLA ne doit pas seulement indiquer ce qui est inclus dans les services fournis. Il clarifie également ce qui n’est pas inclus, ne laissant aucune place au doute.

En d’autres termes, assurez-vous de couvrir chaque tâche – soit pour spécifier si le fournisseur en est responsable ou non.

Obtenez plusieurs devis

Même si vous êtes tombé sur un fournisseur leader du secteur avec un excellent dossier et des avis clients, obtenez toujours des devis de plusieurs fournisseurs.

La comparaison des fournisseurs et l’obtention de prix et de propositions différents soutiendront vos négociations, car vous obtiendrez un effet de levier en ayant plusieurs options sur la table.

Par exemple, vous pouvez obtenir des offres de trois sites ou partenaires audiovisuels comparables, chacun proposant un prix et un niveau de service différents. Dans ce cas, votre partenaire « préféré » peut être en mesure d’égaler les prix ou de fournir un service complémentaire qu’il n’aurait peut-être pas proposé autrement.

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